program lojalnościowy marki Matrix, organizowany przez:
L’ORÉAL Polska Sp. z o.o., ul. Grzybowska 62, 00-844 Warszawa, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000063684, NIP 5240303375, adres email: [email protected] zwany dalej „Organizatorem”;
jest adresowany do salonów fryzjerskich, zwanych dalej „Uczestnikami Programu”.
§ 1
1. Dla łączących salony Matrix Salon Partner oraz Organizatora stosunków handlowych w zakresie dystrybucji kosmetyków marki MATRIX, wiążące są postanowienia wynikające z niniejszego regulaminu (zwane dalej odpowiednio „Warunkami” oraz „Programem” lub „Programem Salon Partner Matrix”). Uczestnik Programu akceptuje niniejsze Warunki w trakcie rejestracji do Programu Matrix Salon Partner na stronie internetowej www.matrixprofessional.pl (zwanej dalej „Stroną Programu”). Rejestracja do Programu Matrix Salon Partner oznacza przystąpienie do programu na zasadach wskazanych w niniejszych Warunkach.2. Salony będące stronami wcześniej zawieranych porozumień w zakresie programu Matrix Salon Partner są stronami umów zawieranych na podstawie niniejszych Warunków, o ile nie złożą oświadczenia o braku zgody na kontynuowanie współpracy na zasadach wskazanych w niniejszych Warunkach w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia o wejściu w życie postanowień niniejszych Warunków.
§ 2
1. Program Matrix Salon Partner jest skierowany do salonów Matrix Salon Partner. Za Matrix Salon Partner uważa się salon kupujący produkty od Autoryzowanego Dystrybutora Matrix oraz który spełnia warunki Programu Matrix Salon Partner i zaakceptował niniejsze Warunki podczas rejestracji na Stronie Programu. Lista Autoryzowanych Dystrybutorów znajduje się na stronie internetowej marki Matrix pod adresem https://www.matrixprofessional.pl/dystrybutorzy2. Warunkiem koniecznym do otrzymania przez Uczestnika Programu nagrody jest spełnienie wymogów zawartych poniżej w punkcie §3 pkt. II.
3. Uczestnik Programu zobowiązany jest podać prawdziwe i prawidłowe dane podczas rejestracji pozwalającej na uzyskanie dostępu do Programu.
4. Uczestnik Programu nie jest uprawniony do odstępowania swojego loginu innym podmiotom, pod rygorem usunięcia konta i anulowania przyznanych punktów.
5. W wyniku rejestracji pozwalającej na uzyskanie dostępu do Programu, Uczestnik Programu otrzyma dane niezbędne do logowania się do konta Programu.
6. Administratorem danych osobowych gromadzonych w związku z Programem jest L’Oréal Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (00-844) przy ul. Grzybowskiej 62 (zwana dalej również "Administratorem").
7. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji uprawnień, o których mowa poniżej należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w L’Oréal Polska pod adresem e-mail: [email protected].
8. Organizator, działając jako Administrator danych osobowych powierza do przetwarzania dane osobowe Uczestników Programu spółce Human2Human Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bastionowej 37, 61-663 Poznań (zwana dalej: H2H).
9. Administrator powierza do przetwarzania H2H dane osobowe Uczestników Programu w zakresie i celu niezbędnym do prowadzenia Programu, w tym obsługi Strony Programu oraz przekazywania informacji do Administratora dotyczących wybranych przez Uczestników Programu nagród, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Administrator może udostępniać dane osobowe również innym podmiotom niż H2H, świadczącym na jego rzecz usługi wymagające przetwarzania danych osobowych , w tym usługi księgowe, usługi prawne, usługi IT czy tez usługi wspierające działania marketingowe Administratora, przy czym podmioty świadczące ww. usługi przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
10. Dane osobowe mogą być także udostępnianie podmiotom powiązanym z Administratorem oraz podmiotom do tego upoważnionym, pa podstawie przepisów prawa.
11. Dane osobowe wymagane do wzięcia udziału w Programie obejmują dane wskazane na formularzu rejestracyjnym tj.: ID Klienta, NIP, adres e-mail, imię i nazwisko właściciela salonu, telefon kontaktowy właściciela salonu, e-mail właściciela salonu, nazwa salonu, adres salonu, telefon salonu.
12. Dane osobowe Uczestnika Programu będą przetwarzane na podstawie:
a. art. 6 ust. 1. lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 UE (dalej zwane: „RODO”) - jako informacje niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, w związku z akceptacją regulaminu Programu „Matrix Salon Partner” przez Uczestnika Programu;
b. art. 6 ust. 1. lit. a RODO – w przypadku wyrażenia dodatkowej, dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych w celu otrzymywania od L’Oréal Polska Sp. z o.o. informacji marketingowych o produktach i usługach;
c. art. 6 ust. 1 lit c RODO w celu realizacji obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych, tj. w celu prowadzenia rachunkowości i rozliczenia podatków od nagród w Programie, jak również przepisów dotyczących postępowań reklamacyjnych, tj. przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji dotyczących Programu, wysyłanie odpowiedzi na reklamacje;
d. art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj. dochodzenia roszczeń – w celu realizacji wszelkich działań przeprocesowych, procesowych oraz egzekucyjnych, zmierzających do zaspokojenia roszczeń lub obrony Administratora.
13. Dane osobowe Uczestników Programu będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji Programu oraz przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku archiwizacji danych wynikającego z przepisów prawa lub do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego.
14. W ramach wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu otrzymywania od L’Oréal Polska Sp. z o.o. informacji marketingowych o produktach i usługach dane osobowe Uczestnika Programu mogą podlegać automatycznemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu w celu dopasowania treści komunikacji marketingowej do potrzeb i zainteresowań albo przygotowania oferty handlowej na podstawie art. 6 ust.1 lit. f RODO).
15. Dane osobowe Uczestników Programu nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
16. Uczestnikowi Programu przysługuje prawo żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
17. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu otrzymywania od L’Oréal Polska Sp. z o.o. informacji marketingowych o produktach i usługach, Uczestnikowi Programu przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody należy kierować na adres e-mail: [email protected].
18. Uczestnikowi Programu przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
19. Podanie wskazanych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w Programie. Skorzystanie z prawa do usunięcia danych osobowych Uczestnika oznacza automatyczne usunięcie z Programu, w tym brak możliwości uzyskania nagród w Programie.
20. Więcej informacji jak przetwarzamy oraz jak dbamy o dane osobowe Uczestnik może znaleźć w naszej Polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej: https://www.matrixprofessional.pl/dystrybutorzy.
§ 3
I. Czas trwania Programu- Program trwa bezterminowo, jeżeli Organizator nie poinformuje Uczestnika Programu o zamiarze zaprzestania działania programu z minimum 3-miesięcznym wyprzedzeniem. Strony mogą dokonywać skutecznych powiadomień także na adresy poczty elektronicznej wskazanej w toku współpracy.
- Zasady Programu mogą ulegać zmianie w trakcie jego trwania, o czym Organizator poinformuje Uczestnika Programu z minimum 1-miesięcznym wyprzedzeniem. Zmiany takie mogą wynikać w szczególności ze zmian przepisów prawa lub zmian technologicznych, jednakże zmiany nie będą naruszać praw nabytych Uczestników Programu. Uczestnik Programu po zapoznaniu się ze zmianami będzie musiał wyrazić aktywną zgodę, jeżeli będzie chciał dalej uczestniczyć w Programie.
- Program opiera się na cyklach rozliczeniowych. Okres rozliczeniowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku obowiązywania Programu będzie okresem, w którym mierzone będą wielkości zakupów. Organizator może dodać do Programu nowe funkcjonalności bądź specjalne wyróżnienia dla Uczestników Programu spełniających kryteria określone w odrębnym regulaminie bądź aneksie do regulaminu. W przypadku wprowadzenia takich zmian Uczestnicy Programu, w przypadku akceptacji zmian bądź chęci uczestniczenia w dodatkowym programie wyrażają odrębną zgodę na ich postanowienia, po zapoznaniu się z wprowadzonymi zmianami.
- Warunkami koniecznymi do uczestnictwa w Programie Matrix Salon Partner jest zakup przez Uczestnika Programu od Autoryzowanego Dystrybutora Matrix w danym okresie rozliczeniowym wybranych produktów marki Matrix.
- Lista wybranych produktów marki Matrix, o których mowa powyżej, będzie zamieszczona na stronie https://www.matrixprofessional.pl/biznes/o- programie/punktowane-produkty
- Odbiór nagród jest możliwy jeśli uczestnik posiada minimum 100 punktów w okresie rozliczeniowym oraz brak zaległości w płatnościach wobec Autoryzowanego Dystrybutora Matrix. W przypadku wystąpienia zaległości płatniczych zgłoszonych przez Autoryzowanego Dystrybutora Matrix rejestracja w Programie będzie niemożliwa, zaś w przypadku zarejestrowanego Uczestnika, konto Uczestnika zostanie zawieszone do czasu uregulowania zaległości na rzecz Autoryzowanego Dystrybutora Matrix. Zawieszenie konta Uczestnika skutkować będzie czasową niemożnością brania udziału w Programie na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie.
- Do punktacji w Programie Matrix Salon Partner wliczają się jedynie produkty zakupione u przypisanego Autoryzowanego Dystrybutora Matrix, który działa za pośrednictwem przedstawicieli handlowych jak również na które została wystawiona faktura VAT na numer NIP uczestnika Programu
- Informacja o zasadach punktowania, oraz liczbie punktów w Programie przyznawanych za zakup produktów marki Matrix znajduje na Stronie Programu. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany punktacji w trakcie prowadzenia Programu, jednakże zmiany nie będą naruszać praw nabytych Uczestników Programu. Informacja o zmianie zamieszczona zostanie na Stronie Programu z jednomiesięcznym wyprzedzeniem.
- Uczestnik Programu jest zobowiązany do dokonania zakupu produktów co najmniej dwukrotnie w przeciągu pół roku. Weryfikacja bazy Uczestników Programu odbywa się w trybie rocznym. W przypadku braku aktywności na koncie Uczestnika Programu, Organizator jest uprawniony do dezaktywacji konta Uczestnika w Programie Matrix Salon Partner.
- Uczestnik Programu jest zobowiązany do logowania się na Stronie Programu co najmniej dwukrotnie w cyklu rozliczeniowym. Weryfikacja bazy Uczestników Programu odbywa się w trybie rocznym. W przypadku braku aktywności na koncie Uczestnika Programu, Organizator jest uprawniony do dezaktywacji konta Uczestnika w Programie Matrix Salon Partner
- Punkty na koncie Uczestnika Programu są naliczane po zafakturowaniu przez Autoryzowanego Dystrybutora Matrix zamówień w systemie rozrachunkowym podłączonym do systemu zamówień EMIGO. Punkty przyznawane są wyłącznie za zafakturowane zamówienia.
- Odpowiedzialność za poprawne przesyłanie faktur dotyczących zamówień Uczestników Programu do systemu EMIGO ponosi Autoryzowany Dystrybutor Matrix.
- Punkty zebrane w cyklu rozliczeniowym są możliwe do wykorzystania na bieżąco pod warunkiem spełnienia wymogów zawartych w punkcie §3 pkt. II ust. 3. Informacje o bieżącej liczbie punktów w Programie Matrix Salon Partner znajdują się na Stronie Programu po zalogowaniu się.
- W przypadku niewykorzystania przez Uczestnika Programu punktów w danym okresie rozliczeniowym, punkty na koncie nie przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy.
- Uczestnicy Programu mogą wykorzystać zebrane punkty na nagrody w ramach katalogu nagród (zwany dalej "Katalogiem Nagród"). Warunkiem skorzystania z tej opcji jest posiadanie co najmniej 100 punktów w danym cyklu. Zebrane punkty można wykorzystać najpóźniej do 15 stycznia kolejnego roku następującego po roku, kiedy punkty zostały zebrane. Po tym terminie niewykorzystane punkty są kasowane, a na koncie Uczestnika Programu naliczane są nowe punkty uzyskane w bieżącym cyklu rozliczeniowym.
- Punkty przyznawane są według daty fakturowania w systemie EMIGO dokonanej przez Autoryzowanego Dystrybutora Matrix. Faktury wystawione 1 dnia roboczego nowego cyklu, wliczane są do nowego cyklu.
- W Programie Salon Partner Matrix mogą uczestniczyć jedynie przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą jako salony fryzjerskie z siedzibą i na terenie Polski.
- Organizator ma prawo nie przyznać nagród wybranych przez Uczestnika Programu, który uzyskał punkty w Programie z tytułu zakupu produktów, o których mowa w §3 pkt II ust 2 niezwiązanych z działalnością tego podmiotu jako salon fryzjerski.
- Obowiązek odpowiedniego przyporządkowania podmiotów, jako Matrix Salon Partner lub sklep lub inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą w EMIGO, leży po stronie Autoryzowanego Dystrybutora Matrix.
- Katalog Nagród dla Uczestników Programu jest dostępny i aktualizowany na Stronie Programu.
- Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany Katalogu Nagród. Uczestników Programu obowiązuje wersja Katalogu Nagród z chwili wybrania nagrody.
- Uczestnik Programu nie może wymienić aktywnego dostępu do nagród na ekwiwalent pieniężny ani na nagrody spoza Katalogu Nagród.
- Po wybraniu nagrody na Stronie Programu może być ona zmieniona lub odwołana tylko i wyłącznie w ciągu 24 godzin od jej wybrania. Przyjmuje się, iż Uczestnikiem Programu uprawnionym do odbioru nagrody jest Matrix Salon Partner, którego dane wskazane są w formularzu zamówienia na Stronie Programu.
- Nagrody wysyłane są przez Organizatora do Uczestnika Programu w ciągu 30 dni po dokonaniu zamówienia nagrody na koszt Organizatora. Warunkiem otrzymania C1 Internal use nagrody są uregulowane płatności Uczestnika Programu wobec Autoryzowanego Dystrybutora Matrix.
- Salon zostanie poinformowany o statusie dystrybucji wybranych za punkty nagród, jeśli termin 30 dni zostanie przekroczony lub wcześniej jeśli Organizator otrzyma informację, że dystrybucja wybranej nagrody będzie wykraczała poza niniejszy termin. Organizator zastrzega, iż w opisie nagrody może również zostać zastrzeżony inny termin wysłania nagrody
§ 4
1. Reklamacje dotyczące przebiegu programu Matrix Salon Partner mogą być zgłaszane pisemnie lub mailowo, na adres Organizatora: ul. Grzybowska 62, 00-844 Warszawa, lub [email protected], w czasie trwania Programu oraz po zakończeniu Programu, z dopiskiem Program Matrix Salon Partner. O zachowaniu terminu do złożenia reklamacji decyduje data dotarcia reklamacji na adres Organizatora lub na adres e-mail Organizatora.2. Reklamacje dotyczące nagród, dostawy nagród, zgubienia, niewłaściwej nagrody lub jej ilości w Programie Matrix Salon Partner mogą być zgłaszane pisemnie lub mailowo, na adres spółki H2H: ul. Bastionowa 37, 61-663 Poznań lub [email protected], w czasie trwania Programu, z dopiskiem Program Matrix Salon Partner. O zachowaniu terminu do złożenia reklamacji decyduje data dotarcia reklamacji na wskazany adres lub na adres e-mail.
3. Prawo złożenia reklamacji dotyczącej przebiegu oraz nagród w Programie przysługuje jedynie Uczestnikom Programu.
4. Pisemna lub mailowa reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko Uczestnika Programu, nazwę salonu, ID salonu, adres do korespondencji jak również dokładny opis i wskazanie przyczyny reklamacji
5. Reklamacje rozpatrywane będą przez Organizatora w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia Organizatorowi.
6. Uczestnik Programu o decyzji Organizatora zostanie powiadomiony listem poleconym wysłanym na adres Uczestnika Programu podany w reklamacji lub na adres email otrzymany od Uczestnika Programu.
Aneks do Regulaminu programu lojalnościowego Matrix Salon Partner Dodatkowy Tytuł Master Stylist 2025
1. Niniejszy aneks wprowadza dodatkowy tytuł dla zarejestrowanych Uczestników Programu na rok 2024. Uczestnik Programu w celu ubiegania się o tytuł Master Stylist musi zaakceptować postanowienia niniejszego aneksu poprzez zaznaczenie odpowiedniej zgody na Stronie Programu. Spośród zgłoszonych Uczestników Programu, Organizator wyróżni salony na zasadach określonych w niniejszym aneksie, nazywając je Master Stylist.2. Uczestnicy Programu, którzy uzyskają tytuł Master Stylist otrzymają certyfikat, potwierdzający nadany tytuł.
3. W celu uzyskania certyfikatu Master Stylist należy spełnić następujące warunki:
a) dokonać zakupu:
dowolnych produktów Matrix i Biolage:
- w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r. na poziomie 65 000 zł netto (na fakturę w kwotach netto po cenach katalogowych);
- z asortymentu obowiązkowo należy dokonać zakupu 5 szt. produktów bestsellerów Matrix i Biolage (co roku będzie komunikowana nowa lista bestsellerów);
b) wziąć udziału w szkoleniach organizowanych przez markę Matrix i/lub Biolage. Przynajmniej jeden fryzjer reprezentujący Uczestnika Programu (za wyjątkiem edukatorów Matrix/Biolage), minimum 2 razy w ciągu trwania cyklu rozliczeniowego, tj. od 01 stycznia do 31 grudnia 2024.
c) Uczestnik Programu chcący uzyskać tytuł Master Stylist ma obowiązek posiadania aktywnego konta na jednym z dwóch portali społecznościowych: Facebook lub Instagram. „Aktywne konto” charakteryzuje się tym, że w przypadku kontrolnego wejścia na profil danego Uczestnika Programu (tj. salonu fryzjerskiego) widnieje aktywność (opublikowany post) przynajmniej z minionego miesiąca.
4. Okres rozliczeniowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r. będzie okresem, w którym mierzone będą wielkości zakupów. Do 17 stycznia 2025 r. wyłonieni zostaną Uczestnicy Programu spełniający ww. kryteria, a ich certyfikat obowiązywał będzie do końca danego roku rozliczeniowego.
5. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym aneksie, zastosowanie znajdują odpowiednie postanowienia Regulaminu Programu.